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Director de Administración

ABOG. ZORAIDA LLERENA DELGADO


La Gerencia de Administración es el Órgano de Apoyo de segundo nivel organizacional, responsable de conducir los Sistemas Administrativos de Contabilidad, Tesorería, Recursos Humanos, Logística y Patrimonio.  

Son funciones de la Gerencia de Administración las siguientes: 
 

  • Programar, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar las acciones que correspondan a los sistemas de Contabilidad, Tesorería, Logística, Recursos Humanos, y Almacenes, en armonía con la normatividad establecida y en concordancia de los dispositivos legales vigentes. 
  • Planificar, organizar, coordinar, dirigir, controlar y evaluar las actividades administrativas de la Gerencia. 
  • Administrar y supervisar los fondos y valores económicos y financieros de la Municipalidad.
  • Emitir resoluciones y directivas gerenciales en asuntos administrativos de competencia y  suscribir documentos resoluciones, contratos, convenios necesarios para el cumplimiento de los fines y objetivos institucionales de la Municipalidad previa delegación de facultades del Titular de Pliego. 
  • Establecer y actualizar normas y directivas de carácter interno, de acuerdo a las directivas de austeridad, en coordinación con la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial para la administración de los recursos financieros, materiales y recursos humanos de la Municipalidad. 
  • Proponer, establecer y actualizar reglamentos y directivas para una correcta administración de los recursos y bienes de la Municipalidad en función a los sistemas de contabilidad, tesorería, logística, recursos humanos, patrimonio y almacenes. 
  • Formular, ejecutar y evaluar su Plan Operativo, el Cuadro de Necesidades, la Programación anual de gastos, y la memoria anual de su dependencia, de acuerdo a la normatividad vigente.  
  • Presentar la información administrativa, contable y financiera en los plazos previstos y establecer mecanismos necesarios para ejecutar el control previo y la rendición de cuenta. 
  • Supervisar que los requerimientos se ejecuten oportunamente y de acuerdo a la programación establecida así como velar por la eficiente conservación de los bienes de la Municipalidad. 
  • Organizar y optimizar la administración económica financiera de la Municipalidad y proporcionar la información contable adecuada y oportuna para la toma de decisiones. 
  • Mantener estrecha coordinación con la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial en los aspectos relacionados con la programación, formulación y evaluación presupuestaria. 
  • Participar en la formulación del presupuesto municipal, supervisar y conducir la ejecución conjuntamente con los demás Unidades Orgánicas, en armonía con las directivas técnicas y con los dispositivos legales vigentes. 
  • Supervisar las actividades de programación de tesorería, recepción de ingresos, ubicación y custodia de fondos, así como la distribución de los mismos. 
  • Supervisar e informar mensualmente la ejecución de ingresos así como de los compromisos (órdenes de compra, órdenes de servicio, valorizaciones, planillas y otros) efectuados durante el periodo, a fin de garantizar la fluidez y la consistencia del proceso presupuestario de la Municipalidad. 
  • Controlar y supervisar todos los actos de los procesos de selección establecidos por Ley para la adquisición de bienes y servicios, así como para las consultorías y ejecución de obras. 
  • Supervisar la actualización del margesí de bienes y activos fijos  patrimoniales.
  • Efectuar el seguimiento y supervisión de los procedimientos administrativos, evaluando sus  resultados y proponiendo las medidas correctivas pertinentes.
  • Informar la Titular de Pliego y la Gerencia Municipal sobre el estado situacional de la  administración municipal y proponer e implementar correctivos para la mejora de la eficiencia en las oficinas de Contabilidad, Recursos Humanos, Tesorería, Logística, Almacén y Patrimonio. 
  • Promover, supervisar y evaluar las acciones por resultados que se implementa en las Unidades Orgánicas de su Competencia. 
  • Supervisar el cumplimiento de las funciones y atribuciones de las Unidades Orgánicas de su dependencia. 
  • Formular informes de las Auditorías practicadas.
  • Efectuar el requerimiento y evaluación de la aplicación de medidas correctivas a efectos  de superar las observaciones e implementación de recomendaciones contenidas en los informes emitidos como consecuencia de las acciones de control. 
  • Visar los proyectos de resoluciones de Alcaldía y Gerencia Municipal, así como los Acuerdos de Concejo, en el marco de su competencia. 
  • Otras funciones propias de su competencia que le sean asignadas por el Titular de Pliego y la Gerencia Municipal.

La Unidad de Recursos Humanos es el órgano de apoyo de tercer nivel organizacional, encargado de administrar los Recursos Humanos de la Municipalidad , de conformidad con la Legislación Laboral vigente, conduciendo los procesos de selección, contratación, evaluación, control de asistencia y permanencia, sistema único de remuneraciones, pensiones y otros beneficios. así como propiciar una cultura organizacional que permita lograr mayores niveles de productividad y calidad de los servicios municipales desarrollando una óptima fuerza laboral altamente competitiva y comprometida con los objetivos institucionales.

Son funciones de la Unidad de Recursos Humanos las siguientes: 

  • Cumplir y hacer cumplir las leyes, normas y demás disposiciones del Sistema Nacional de Recursos Humanos. 
  • Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y supervisar las actividades del Sistema de Personal y administrar los recursos humanos de la Municipalidad, conforme a la normatividad vigente. 
  • Organizar, dirigir y controlar las actividades destinadas a una eficaz integración del personal de la municipalidad, propiciando una cultura de calidad, de adaptación continua a los cambios culturales y tecnológicos y al desarrollo del trabajo en equipo con un alto compromiso de alcanzar los fines y objetivos de la municipal. 
  • Elaborar y/o actualizar los documentos de gestión del personal (Presupuesto Analítico de Personal - PAP, Cuadro Nominativo de Personal - CNP y otros), en coordinación con La Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización. 
  • Programar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar la ejecución de las actividades vinculadas con el Sistema de Personal. 
  • Ejecutar los procesos técnicos relacionados con la selección, contratación, evaluación y promoción del personal, control de asistencia, movimiento de personal, prácticas pre- profesionales, remuneraciones, pensiones, relaciones laborales, capacitación, bienestar; así como mantener actualizada la información de los legajos del personal. 
  • Incorporar a los nuevos trabajadores a su respectiva área funcional y puesto de trabajo, mediante actividades de inducción que permitan su rápida adaptación a la vida laboral de la Municipalidad. 
  • Organizar, dirigir y controlar las acciones de capacitación que contribuyan al desarrollo permanente de la fuerza laboral en la Municipalidad. 
  • Presentar a la Contraloría General de la República y publicar la declaración jurada de bienes, ingresos y rentas de los funcionarios y otros. 
  • Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas al bienestar social del personal y de sus familiares para la atención médica del personal activo, y tomando acciones preventivas de salud, recreación e integración. 
  • Proponer y ejecutar el control y la evaluación del rendimiento laboral, a fin de determinar las necesidades de adiestramiento que requiere el Personal para su desarrollo. 
  • Dirigir y efectuar la motivación e innovación constante en el trabajo, desarrollando programas de incentivos, estímulos para el personal que labora en la Municipalidad. 
  • Organizar, implementar y mantener actualizados los legajos, registros y el escalafón del personal. 
  • Mantener permanentemente actualizado el escalafón de Personal y registro de funcionarios y servidores, elaborando el Rol de vacaciones de personal de la Municipalidad. 
  • Cumplir y hacer cumplir El Reglamento Interno de Control de Asistencia, Desplazamiento y Permanencia del Personal de la Municipalidad, que norma la gestión administrativa, los deberes, derechos y obligaciones de los trabajadores de la Municipalidad (Funcionarios y servidores), a fin de garantizar la calidad y eficiencia del servicio Municipal. 
  • Participar en la Comisión de Procesos Administrativos Disciplinarios, ejerciendo la Secretaría Técnica, proporcionando la información necesaria en concordancia con la Leyes y normatividad vigente. 
  • Procesar los expedientes sobre derechos, liquidación de beneficios sociales, y otros beneficios que la legislación otorga a los trabajadores. 
  • Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones y las que le sean asignadas por la Alta Dirección o la jefatura inmediata superior, acorde a las leyes y normas vigentes y en la competencia de sus funciones.

Es la unidad orgánica, responsable de programar, conducir, coordinar y ejecutar el Sistema de Contabilidad Pública, de conformidad con la normatividad vigente, remitiendo la información contable, financiera y presupuestal a los organismos públicos, dentro de los plazos correspondientes. 

Son funciones de la Unidad de Contabilidad las siguientes: 

  • Aplicar  y hacer cumplir  las leyes, normas y demás disposiciones de la Dirección Nacional de Contabilidad Pública. 
  • Garantizar la correcta aplicación de las Normas Técnicas de Control en lo que compete al Sistema Nacional de Contabilidad Pública, inherentes a su área, así como implementar las recomendaciones de las acciones de control. 
  • Formular, proponer,  controlar y evaluar los lineamientos generales y normatividad especifica inherentes  al plan contable institucional y los estados financieros 
  • Conducir los procesos y actividades del Sistema Nacional de Contabilidad, proponiendo las políticas y directivas internas destinadas a optimizar sus objetivos con sujeción a las normas del Sistema Nacional de Contabilidad. 
  • Proponer e implementar Directivas relacionadas al sistema de Personal en función a las Normas Legales vigentes. 
  • Mantener actualizada la Contabilidad Municipal en el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF-SP 
  • Realizar los registros de la ejecución de recursos de ingresos provenientes del Tesoro Público, Recursos Directamente Recaudados y otros de acuerdo  a la normatividad vigente. 
  • Ejercer el control previo de la documentación sustentadora previa a la ejecución presupuestaria en el Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF SP 
  • Efectuar el registro administrativo en el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF - SP, de todas las transacciones administrativas y financieras de la Municipalidad. 
  • Elaborar el análisis de los saldos de las cuentas que conforman el Balance de Comprobación en forma oportuna y permanente, con el propósito de adoptar algún tipo de medidas correctivas o de garantizar la calidad de la información. 
  • Elaborar el Balance de Comprobación, Balance Constructivo, Estado de Situación Financiera, Estado de Gestión, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo, Notas a los Estados Financieros. 
  • Conducir y desarrollar los procesos de formulación, análisis e interpretación de los Estados Financieros, así como de la información contable. 
  • Presentar y sustentar el  Balance Trimestral, semestral y anual de los Estados Financieros y Presupuestarios en coordinación con la Oficina de Administración y Finanzas ante la Dirección Nacional de Contabilidad Pública de conformidad con las normas emitidas por el órgano rector del Sistema Nacional de Contabilidad,  el Alcalde y Concejo Municipal. 
  • Conciliar la ejecución presupuestaria del ingreso y gasto con la oficina de Presupuesto y Tesorería, Personal,  
  • Implementar y mantener actualizado los registros contables, principales y auxiliares del pliego en observancia de la normatividad vigente del Sistema Nacional de Contabilidad. 
  • Practicar los arqueos de caja sorpresivos de los fondos y valores que administra la Municipalidad, en coordinación con la Gerencia de Administración y cumplimiento de normativo vigente. 
  • Efectuar el registro el registro de Confrontación de Operaciones Auto declaradas (COA).
  • Proporcionar información financiera contable para la liquidación técnica y financiera de  proyectos, obras y actividades.
  • Brindar información contable o financiera a las áreas competentes.
  • Proponer acciones previas al cierre contable y  elaboración de  los estados financieros y  presupuestales de acuerdo a la normatividad vigente
  • Implementar y cumplir con las normas y procedimientos para el cierre del año fiscal.
  • Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus  funciones y las que le sean asignadas por la Alta Dirección o la jefatura inmediata superior, acorde a las leyes y normas vigentes y en la competencia de sus funciones.

La Unidad de Tesorería (UT), es la unidad orgánica responsable del cumplimiento de las normas y procedimientos técnicos del Sistema de Tesorería orientados a asegurar y dar conformidad al manejo del fondo público y controlar los procesos de registros acotación, recaudación y fiscalización de las Rentas de la Municipalidad. 

Son funciones de la Unidad de Tesorería las siguientes:

  • Aplicar  y hacer cumplir las Normas del Sistema de Tesorería, Leyes, Directivas, Resoluciones y Comunicados emitidos por la Dirección Nacional de Endeudamiento y Tesoro Público. 
  • Administrar los recursos financieros de acuerdo a las Normas del Sistema Nacional de Tesorería. 
  • Proponer e implementar directivas relacionadas al sistema de Tesorería en función a las  Normas Legales del Sistema de Tesorería.
  • Coordinar y controlar las transferencias del Tesoro Público de acuerdo a las leyes  presupuestales, así como de los recursos recibidos por otros conceptos.
  • Elaborar el presupuesto de deudas de la Institución y el calendario de pagos correspondientes. 
  • Ejecutar las actividades de programación de caja, recepción, ubicación, custodia de fondos, así como distribución y utilización de los mismos. 
  • Recaudar y centralizar diariamente los ingresos de fondos de la Municipalidad, de acuerdo a las fuentes de financiamiento que determinan las Leyes y Presupuesto Municipal. 
  • Formular, el cronograma de ingresos trimestral mensualizado, de acuerdo a la normatividad vigente. 
  • Realizar el control previo de la documentación fuente que sustenta las operaciones de ingresos y gastos.  
  • Llevar el control, registro y custodia de las finanzas, garantías, pólizas de seguro y otros valores, así como de las especies valoradas.  
  • Efectuar los pagos por todo concepto de acuerdo a lo presupuestado y en estricto cumplimiento a las afectaciones presupuestales realizados por la Oficina de Planificación y Presupuesto. 
  • Prepara y llevar el control de la obligaciones tributarias (PDT), declaraciones juradas y multas generadas, previsiones y jurisdicciones (firmes y consentidas o cautelares). 
  • Elaborar y presentar el PDT a la SUNAT  y realizar el  pago correspondiente
  • Elaborar las conciliaciones de cuentas bancarias y realizar los reportes periódicos sobre el  estado de saldos de los fondos que administra la Municipalidad.
  • Mantener actualizado la base de datos de comprobantes de pago, boletas de depósito  de las reposiciones de fondos bajo responsabilidad.
  • Realizar la apertura de cuentas y llevar su respectivo control
  • Permitir el acceso a la información del  Archivo de Documentos para realizar las  Liquidaciones de Proyectos, obras o actividades.
  • Elaborar cuadros estadísticos de ingresos y gastos, flujos de caja y otros reportes solicitados  por el Órgano de Dirección.
  • Administrar y controlar el manejo de caja chica.
  • Controlar Rendiciones de Habilitos de fondos para pagos en efectivo y Viáticos.
  • Preparar los reportes de ingresos, gastos, saldos, cheques girados, reposición de  fondos,  devoluciones y cualquier otra información de su competencia para su conciliación contable y presupuestal respectivamente. 
  • Implementar y cumplir con las normas y procedimientos para el cierre del año fiscal.
  • Organizar, archivar y resguardar los expedientes de adquisiciones de bienes y servicios,  como también pago de remuneraciones, pensiones, retenciones, y otros que sustenten  gasto público, devoluciones y reposiciones. 
  • Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones y las que le sean asignadas por la Alta Dirección o la jefatura inmediata superior, acorde a las leyes y normas vigentes y en la competencia de sus funciones.

La Unidad de Abastecimiento es la unidad orgánica , responsable de llevar cabo el proceso Logístico de adquisición de bienes  y de servicios que se requieran en la Municipalidad para el cumplimiento de las actividades y proyectos de la gestión municipal;. Así como la conservación, seguridad y mantenimiento de los locales, equipos, maquinarias y vehículos de propiedad de la municipalidad mediante la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para tal fin, de acuerdo a las normas del Sistema Nacional de Abastecimiento. 

Son funciones de la Unidad de Logística las siguientes: 

  • Cumplir las Normas del Sistema de Abastecimiento, Leyes, Directivas, Resoluciones y Comunicados emitidos por la OSCE, Municipalidad y otras que le competa. 
  • Planificar, organizar  y controlar el Sistema de Abastecimiento de Bienes y Servicios, conforme a los lineamientos y en el cumplimiento de los dispositivos legales y normas vigentes. Así mismo lo concerniente al Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), en materia de abastecimiento. 
  • Proponer y actualizar Directivas relacionadas a la administración de las dependencias de la Oficina de Logística, en el marco de los alcances normativos, para su revisión y aprobación correspondiente. 
  • Coordinar la elaboración, consolidación final y registro del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones con la Oficina de Administración, Oficina de Planeamiento y Presupuesto y  demás Unidades Orgánicas. Para la formulación del Presupuesto Institucional y Calendario de Adquisiciones 
  • Controlar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Municipalidad  y eleva a consideración de la Gerencia General, para su posterior envío a OSCE. 
  • Consolidar el Cuadro de necesidades de bienes y servicios de las unidades orgánicas de la Municipalidad, cuantificándolos y valorizarlos para el informe correspondiente en la formulación del Presupuesto Institucional. 
  • Ejecutar y controlar la programación, adquisición y contratación de bienes y servicios en términos de calidad, cantidad, especificaciones técnicas, en forma oportuna y empleando los criterios de austeridad, prioridad y racionalidad. 
  • Administrar, supervisar y actualizar permanentemente del registro de proveedores y el catálogo de bienes y servicios. 
  • Programar, supervisar y controlar el desarrollo de los procedimientos  de los diferentes Procesos de Selección: Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación Directa Selectiva, Adjudicación de Menor Cuantía y Adjudicación directa para la  adquisición y contratación de bienes servicios, consultorías y ejecución de proyectos de inversión pública (PIP). 
  • Proponer y solicitar la designación de los Comités Permanentes y Especiales para llevar a cabo los Procesos de Selección. 
  • Coordinar con los Comités Permanentes y Especiales de Contrataciones de la Municipalidad. 
  • Asesorar  a los miembros de los Comités Permanentes y Especiales.
  • Elaborar  los Contratos derivados de los Procesos de Selección para la contratación de  bienes y servicios u obras adjudicadas.
  • Llevar un adecuado control de  los Contratos con los proveedores de bienes y servicios:  cumplimiento de plazos, periodos de ejecución, monto del contrato, adelantos entregados, cálculo de penalidades si las hubiera, etc. 
  • Es el responsable de la calidad y cantidad de los bienes y servicios contratados acorde a lo solicitado en el requerimiento del usuario. 
  • Solicitar la contratación de Pólizas de Seguro necesarias para los bienes inmuebles, muebles y personal de la Municipalidad según corresponda, controlando la vigencia de las mismas. 
  • Brindar información sobre la situación de los requerimientos ingresados por las áreas usuarias 
  • Ejecutar y controlar  la recepción, registro, custodia, distribución, control de bienes que ingresan o salen de la dependencia  y archivo de documentos. 
  • Organizar, administrar, controlar  y custodiar el archivo de los documentos  generados por el sistema de abastecimiento: órdenes de compra, órdenes de servicio, PECOSAS, Notas de Entrada y Salida de Almacén, los expedientes de los procesos de selección y y otros. 
  • Realizar el inventario de existencias de Almacén.
  • Formular e implementar el programa de seguridad de almacenes.
  • Remitir informes y/o reportes  a la  Oficina de Administración cuando esta lo disponga.
  • Coordinar con Gerencia de Administración y las áreas usuarias.
  • Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus  funciones y las que le sean asignadas por la Alta Dirección o la jefatura inmediata superior, acorde a las leyes y normas vigentes y en la competencia de sus funciones.

La Unidad de Patrimonio, es responsable de administrar, registrar,  cautelar, vigilar, supervisar, verificar, fiscalizar los bienes muebles e inmuebles de la Municipalidad de acuerdo a la normatividad vigente del Sistema Nacional de Bienes Patrimoniales.

Son funciones de la  Unidad de Patrimonio las siguientes:

  • Cumplir y hacer cumplir las leyes, normas y demás disposiciones del Sistema Nacional de Bienes Patrimoniales. 
  • Proponer e implementar directivas relacionadas al sistema de bienes patrimoniales en función a las Normas Legales vigentes. 
  • Coordinar y supervisar la ejecución de los procesos técnicos de control patrimonial, en concordancia con la normatividad legal vigente. 
  • Proponer políticas y estrategias respecto de la administración de bs patrimoniales.
  • Administrar, registrar  y disponer de los bs de la Municipalidad a su cargo.
  • Efectuar en forma periódica y permanente, el Control Patrimonial de bienes muebles,  inmuebles, maquinarias y equipos, de la Municipalidad.
  • Inventariar e incluir en el patrimonio todos los bienes muebles e inmuebles de la  Municipalidad; utilizando adecuadamente los códigos y nomenclaturas fijadas por las normas de nivel nacional. 
  • Realizar la entrega de bienes y equipos a los trabajadores y funcionarios de la Municipalidad y llevar el control respectivo. 
  • Realizar  la inscripción de bienes muebles, maquinaria, equipo e inmuebles de la Municipalidad en MARGESI DE BIENES. 
  • Gestionar el  saneamiento físico legal de los inmuebles de propiedad de la Municipalidad e informar el avance a la Gerencia de Administración. 
  • Ejecutar y supervisar las acciones de saneamiento registral de los bs municipales en el Sistema de Información Nacional de los bienes de propiedad Estatal (SIMI) 
  • Controlar las actividades relacionadas con la conservación y mantenimiento de locales, maquinaria, vehículos y equipo de propiedad o en uso de la Municipalidad. 
  • Participar en la formulación de valorizaciones y depreciación de los activos fijos en coordinación con la  Unidad de Contabilidad y Gerencia de Administración. 
  • Tramitar ante el respectivo órgano competente las solicitudes de baja/alta por venta, incineración, destrucción, según sea el caso, de los bienes muebles cuyo mantenimiento resulte antieconómico o su reparación sea onerosa, así como aquellos muebles considerados obsoletos o excedentes, perdidos o sustraídos. 
  • Gestionar ante la Compañía de Seguros la indemnización de bienes siniestrados, perdidos o robados con el objeto de cautelar el patrimonio de la Municipalidad. Tramitar Pólizas de seguro 
  • Custodiar de forma adecuada el archivo de los documentos fuentes que sustentan el ingreso, baja y transferencia de los bienes. 
  • Requerir a las unidades orgánicas información sobre los bs municipales.